Ein Systemwechsel ist kein einfacher Knopfdruck, sondern ein Projekt. Wer gut dokumentiert und plant, nutzt ihn als Chance zum Aufräumen. Ihr wisst, dass das alte System nicht mehr passt, und habt das neue gefunden? Dann geht es jetzt ans Kistenpacken.
Das Projekt aufsetzen
Klärt zuerst Ziele, Verantwortlichkeiten, Zeitplan und Budget. Plant auch die Kommunikation ins Team ein: Wer von Anfang an informiert ist, trägt den Wechsel eher mit.
Bestandsaufnahme und Dokumentation
Das Kurz-Audit und der Anforderungskatalog waren die Vorarbeit. Jetzt wird vollständig dokumentiert:
- Prozesse und Freigaben,
- Templates und Designs,
- Automationen und Strecken,
- Segmente und Formulare,
- Schnittstellen und Reporting.
Aufräumen statt 1:1 kopieren
Fragt bei jedem Element: Wird es übernommen, verbessert oder gestrichen? Gerade bei Strecken und Kampagnenlogik lohnt sich der kritische Blick. Wer alles unbesehen mitnimmt, zieht auch den Ballast um.
Daten und Rechtliches migrieren
Mit den Empfängerdaten müssen auch die Einwilligungen samt Nachweisen, Abmeldungen und Sperrlisten sowie die Bounce-Historie umziehen. Fehlen die Nachweise, fehlt die Rechtsgrundlage. Ob eine Permission verfallen kann, erklärt unser Interview zum MHD der Permission.
Technische Voraussetzungen
Richtet die Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) für das neue System ein. Bedenkt Domain und Reputation: Neue Versandwege brauchen ein Warm-up, damit die Zustellbarkeit nicht leidet.
Templates und Designs umziehen
Nutzt den Umzug, um Vorlagen zu modularisieren. Prüft Barrierefreiheit, Responsive-Darstellung und Dark Mode und testet in den gängigen E-Mail-Clients.
Nachbauen, testen, live gehen
Baut Prozesse und Automationen nach und testet sie gründlich. Ein Parallelbetrieb verringert das Risiko. Plant den Go-live Schritt für Schritt und haltet eine Rollback-Option bereit, falls etwas schiefläuft.
Reporting vergleichbar machen
Systeme messen unterschiedlich. Öffnungen oder Klicks werden nicht überall gleich gezählt. Legt deshalb fest, wie ihr Kennzahlen vor und nach dem Wechsel vergleicht.
Schulung und Übergabe
Befähigt das Team, bevor ihr das alte System abschaltet, und klärt die Verantwortlichkeiten im neuen.
Der richtige Zeitpunkt
Zieht nicht vor oder während der Hauptsaison um. Black Friday und Weihnachten sind kein Zeitpunkt für Experimente. Warum Timing Aufmerksamkeit schafft, zeigt sich im Jahresendgeschäft besonders deutlich. Plant den Go-live so, dass die Hauptsaison auf einem stabil laufenden System startet, oder wartet bis nach dem Jahresendgeschäft.
Download: Checkliste „Systemwechsel“
Damit nichts vergessen wird, haben wir alle Schritte in einer druckbaren, abhakbaren Checkliste gebündelt. Sie ist nach Phasen gegliedert, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, mit Spalten für Verantwortliche, Termin und Status.
