Wer einen Weg wählt, bevor er das Ziel kennt, geht oft in die Irre. Und gerade bei der Systemauswahl passiert genau das häufig: Die Demo beeindruckt, die Funktionsliste ist lang und das Ziel gerät aus dem Blick. Ihr habt geklärt, dass ein Wechsel sinnvoll ist? Dann geht es jetzt darum, das System zu finden, das zu euch passt.
Ziele zuerst
Fragt euch zuerst: Was soll unser E-Mail-Marketing in den nächsten drei Jahren leisten? Was soll leichter, schneller oder besser werden? Wer diese Fragen beantwortet, hat den Maßstab für jede Entscheidung. Wie ihr relevante Ziele für euer Unternehmen findet, zeigen wir in unserem Beitrag dazu.
Was kann das System und wer bedient es?
Funktionsumfang ist das eine, Bedienbarkeit das andere. Ein mächtiges System, das niemand im Team sicher beherrscht, nützt wenig. Bewertet deshalb auch:
- die Kompetenz im Team und die Lernkurve
- Support, Schulungen und Onboarding
- den Aufwand im Alltag, nicht nur in der Demo
Der Anforderungskatalog
- Muss- und Kann-Kriterien, gewichtet nach Bedeutung
- Stakeholder einbinden: Marketing, IT, Datenschutz, Vertrieb und gegebenenfalls Geschäftsführung
- Schnittstellen zu CRM, Shop, ERP, CMS und Analytics
- Datenschutz und Hosting, inklusive Datenstandort. Was dabei zu beachten ist, fasst der Beitrag “DSGVO-konformes E-Mail-Marketing in 3 Schritten” zusammen.
- Skalierbarkeit und Roadmap des Anbieters
Gesamtkosten statt Lizenzpreis
- Lizenz
- Implementierung
- Schnittstellen
- Schulung
- Betrieb
- Support
Systeme wirklich prüfen
Startet mit einer Longlist, reduziert sie anhand der Muss-Kriterien auf eine Shortlist und testet dann mit euren eigenen Use Cases statt mit der Standarddemo. Bei größeren Vorhaben lohnt sich ein Proof of Concept: Ein typisches Mailing, eine typische Strecke und eine echte Schnittstelle zeigen schneller als jede Präsentation, ob das System zu euch passt.
KI-Funktionen realistisch einordnen
Fast jedes System wirbt heute mit KI. Fragt bei jeder Funktion: Welche Aufgabe löst sie konkret und wie viel Aufwand spart sie? Was bringt echten Mehrwert, was ist Marketingsprache? Lest dazu in unserem Blog, wie KI beim Matching von Zielen und Kundeninteressen hilft. Achtet außerdem darauf, was der AI-Act erlaubt.
Den Ausstieg mitdenken
Wer ein System auswählt, sollte schon den nächsten Wechsel im Blick haben:
- Lässt sich alles exportieren (Empfängerdaten, Templates, Reports)?
- Wie lang sind Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen?
- Wie groß ist das Lock-in-Risiko?
Herstellerneutral entscheiden
Wir bewerten zum Beispiel immer danach, ob ein neues System optimal zu den Anforderungen unserer jeweiligen Kund:innen passt, nicht nach Vorliebe. Wie wir bei der Auswahl vorgehen, steht auch in unserem Beitrag „Finden Sie Ihr optimales Versandsystem“.
Ziel vor Weg
Das beste System ist nicht das mit den meisten Funktionen, sondern das, das zu euren Zielen, eurem Team und eurer Systemlandschaft passt. Ist die Entscheidung gefallen, beginnt der eigentliche Umzug. Wir unterstützen euch gern beim Anforderungskatalog und im gesamten Auswahlprozess. Ruft uns einfach unter +49 69 2562880 an. Oder schickt uns unter der gleichen Nummer einfach eine WhatsApp.
