Einfach E-Mail-Adresse eingeben. Absenden. E-Mail-Adresse bestätigen. Fertig. So einfach sollte die Anmeldung zu einem Newsletter sein. Damit dies auch tatsächlich so funktioniert und Sie anschließend möglichst effizient mit Aufbau, Pflege und Intensivierung nachhaltiger Kundenbeziehungen starten können, muss der Prozess dahinter passen.
Wir stellen Ihnen daher heute mit dem Single Opt-In-, dem Confirmed Opt-In- und dem Double Opt-In-Verfahren drei Varianten vor. Diese bilden die wichtigsten Optionen zur Gestaltung Ihres Anmeldeprozesses:
Anmeldeprozess S
Das Single Opt-In-Verfahren ist das einfachste der hier vorgestellten Anmeldeverfahren. Zur Erteilung einer Werbeeinwilligung (Permission) genügt die Eingabe der eigenen E-Mail-Adresse in einem Formular und der anschließende Klick auf den Anmelde-Button. Die Adresse wird daraufhin direkt in den Verteiler aufgenommen. Eine E-Mail an die Adress-Inhaber*innen zur Information oder sogar Bestätigung der Anmeldung wird nicht ausgelöst.
(Die Vor- und Nachteile dieses Verfahrens im Vergleich zu den beiden Varianten werden am Artikelende erläutert.)
Anmeldemöglichkeit: Formular zur Anmeldung zum Newsletter, das auf der eigenen Webseite platziert ist.
Dankeseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die Daten korrekt weitergegeben wurden und die neben einem Dank auch die Bestätigung der erfolgreichen Anmeldung enthält.
Fehlerseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn ein Fehler auftritt: z. B. wenn die anzumeldende E-Mail-Adresse bereits im Verteiler aufgenommen ist, die Daten nicht verarbeitet werden konnten etc.
Das Confirmed Opt-In-Verfahren ähnelt dem Single Opt-In-Verfahren, jedoch erhalten neue Abonnent*innen nach ihrer Aufnahme in den E-Mail-Verteiler eine E-Mail, die sie über die erfolgreiche Anmeldung informiert:
(Vor- und Nachteile dieses Verfahrens im Vergleich zu den beiden Varianten siehe Artikelende.)
Anmeldemöglichkeit: Formular zur Anmeldung zum Newsletter, das auf der eigenen Webseite platziert ist.
Dankeseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die Daten korrekt weitergegeben wurden und die neben einem Dank auch die Bestätigung der erfolgreichen Anmeldung enthält.
Fehlerseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn ein Fehler auftritt: z. B. wenn die anzumeldende E-Mail-Adresse bereits im Verteiler aufgenommen ist, die Daten nicht verarbeitet werden konnten etc.
Bestätigungsmail: E-Mail, die nach der erfolgreichen Datenverarbeitung an die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse verschickt wird, um deren Inhaber*in über seine Aufnahme in den E-Mail-Verteiler zu informieren.
Das Double Opt-In-Verfahren ist das von uns präferierte Verfahren zur Erteilung einer rechtsgültigen Permission. Im Gegensatz zum Single Opt-In und Confirmed Opt-In wird bei allen Versionen des Double Opt-In-Verfahrens nach der Anmeldung zu einem Newsletter zunächst eine Bestätigungsmail erzeugt. Erst nachdem neue Abonnent*innen ihre E-Mail-Adresse und damit ihre Anmeldung zu einem Newsletter durch einen Klick auf den in der Mail enthaltenen Link bestätigt haben, werden sie endgültig in den Verteiler aufgenommen. Da diese Bestätigung protokolliert wird, kann sie im Falle von Rechtsstreitigkeiten über das Vorliegen einer Permission als Beweis dienen.
(Weitere Vor- und Nachteile dieses Verfahrens im Vergleich zu den beiden Varianten siehe Artikelende.)
Double Opt-In ohne Datenanreicherung
Bei dieser Variante des Double Opt-In-Verfahrens handelt es sich um die Basisversion des Verfahrens ohne Elemente zur Datenanreicherung. Es wird lediglich nach dem Absenden der im Anmeldeformular angegebenen Daten eine Double Opt-In-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Permission verschickt. Die Aufnahme in den Verteiler erfolgt erst nach einem Klick der Neuabonnent*innen auf diesen Bestätigungslink.
Anmeldemöglichkeit: Formular zur Anmeldung zum Newsletter, das auf der eigenen Webseite platziert ist.
Dankeseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die Daten korrekt weitergegeben wurden und die neben einem Dank auch einen Hinweis auf die ausgelöste Bestätigungsmail (DOI-Mail) zum erfolgreichen Abschluss der Anmeldung enthält.
Fehlerseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn ein Fehler auftritt: z. B. wenn die anzumeldende E-Mail-Adresse bereits im Verteiler aufgenommen ist, die Daten nicht verarbeitet werden konnten etc.
DOI-Mail: E-Mail (Bestätigungsmail) mit einem Anmeldelink – erst nach einem Klick auf diesen Link gilt die Anmeldung als abgeschlossen und Neuabonnenten werden in den Verteiler aufgenommen.
Exit: Wird der Link in der DOI-Mail nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums angeklickt, gilt die Anmeldung als nicht abgeschlossen und die betreffende E-Mail-Adresse wird nicht in den Verteiler aufgenommen.
Fehlerseite 2: Diese Unterseite des Anmeldedialogs erscheint, wenn der Zeitraum zwischen dem Erhalt der DOI-Mail und dem Klick auf dem Bestätigungslink zu groß war oder die Bestätigung bereits erfolgt ist.
Dankeseite 2: Diese Unterseite des Anmeldedialogs bestätigt eine erfolgreiche Anmeldung und die Aufnahme in den Verteiler. Üblicherweise enthält diese Seite auch Dankesworte für die Anmeldung.
Anmeldeprozess M
Double Opt-In mit Datenanreicherung
Bei dieser fortgeschrittenen Variante des Double Opt-In-Verfahrens wird nach der Aufnahme in den Verteiler ein Prozess zur Datenanreicherung angestoßen. Dazu wird auf einer Unterseite des Anmeldedialogs nach weiterführenden persönlichen Daten und Interessen der Neuabonnent*innen gefragt, die diese freiwillig zur Realisierung einer individuellen Ansprache angeben können.
Anmeldemöglichkeit: Formular zur Anmeldung zum Newsletter, das auf der eigenen Webseite platziert ist.
Dankeseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die Daten korrekt weitergegeben wurden. Neben dem Dank enthält sie auch einen Hinweis auf die ausgelöste Bestätigungsmail (DOI-Mail) zum erfolgreichen Abschluss der Anmeldung enthält.
Fehlerseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn ein Fehler auftritt: z. B. wenn die anzumeldende E-Mail-Adresse bereits im Verteiler aufgenommen ist, die Daten nicht verarbeitet werden konnten etc.
DOI-Mail: E-Mail (Bestätigungsmail) mit Anmeldelink. Erst nach einem Klick auf diesen Link gilt die Anmeldung als abgeschlossen und Neuabonnenten werden in den Verteiler aufgenommen.
Exit: Wird der Link in der DOI-Mail nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums angeklickt, gilt die Anmeldung als nicht abgeschlossen und die betreffende E-Mail-Adresse wird nicht in den Verteiler aufgenommen.
Fehlerseite 2: Diese Unterseite des Anmeldedialogs erscheint, wenn der Zeitraum zwischen dem Erhalt der DOI-Mail und dem Klick auf dem Bestätigungslink zu groß war oder die Bestätigung bereits erfolgt ist.
Dankeseite 2 mit Datenanreicherung: Diese Unterseite des Anmeldedialogs bestätigt eine erfolgreiche Anmeldung und die Aufnahme in den Verteiler. Üblicherweise enthält diese Seite auch den Dank für die Anmeldung. Außerdem werden neu in den Verteiler aufgenommene Abonnent*innen an dieser Stelle gebeten, persönliche Daten (Anrede, Name und Vorname, Geburtsdatum etc.) und Interessensschwerpunkte zur Anreicherung ihrer Profile anzugeben. Dies sollte immer im Kontext eines Nutzenversprechens – etwa „persönliche Ansprache, für Sie interessanter Content etc. – geschehen, um die Wahrscheinlichkeit der Preisgabe dieser Informationen zu erhöhen.
Dankeseite 3: Unterseite des Anmeldedialogs, die nach einer erfolgreichen Verarbeitung der im Kontext der Datenanreicherung eingegebenen Daten angezeigt wird. Enthält zudem einen Dank für dieses Vertrauen.
Fehlerseite 3: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die im Kontext der Datenanreicherung eingegebenen Daten nicht verarbeitet werden konnten.
Welcome Strecke: Eine optionale Begrüßungsstrecke schließt sich unmittelbar an die erfolgreiche Anmeldung zu einem Newsletter an. Hierbei kann es sich um eine einzelne Begrüßungsmail handeln, oder auch eine mehrstufige Mailstrecke. Ziel ist es, die Neuabonnent*innen zu begrüßen, sich diesen vorzustellen und deren Vertrauen zu gewinnen.
Anmeldeprozess L
Double Opt-In mit Datenanreicherung und Profilverwaltung
Dies ist die komplexeste Variante des Double Opt-In-Verfahrens, bei der mit Aufnahme in den Verteiler ein Prozess zur Datenanreicherung angestoßen wird. Dazu wird auf einer Unterseite des Anmeldedialogs auf eine Profilverwaltung (auch Preference Center genannt) weiterverlinkt, welches den Abonnent*innen die eigenständige Verwaltung ihrer Empfänger*innen-Profile (persönliche Daten, Interessengebiete, Versandfrequenz etc.) ermöglicht.
Anmeldemöglichkeit: Formular zur Anmeldung zum Newsletter, das auf der eigenen Webseite platziert ist.
Dankeseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die Daten korrekt weitergegeben wurden. Neben dem Dank enthält sie auch einen Hinweis auf die ausgelöste Bestätigungsmail (DOI-Mail) zum erfolgreichen Abschluss der Anmeldung enthält.
Fehlerseite 1: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn ein Fehler auftritt: z. B. wenn die anzumeldende E-Mail-Adresse bereits im Verteiler aufgenommen ist, die Daten nicht verarbeitet werden konnten etc.
DOI-Mail: E-Mail (Bestätigungsmail) mit einem Anmeldelink – erst nach einem Klick auf diesen Link gilt die Anmeldung als abgeschlossen und Neuabonnenten werden in den Verteiler aufgenommen.
Exit: Wird der Link in der DOI-Mail nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums angeklickt, gilt die Anmeldung als nicht abgeschlossen und die betreffende E-Mail-Adresse wird nicht in den Verteiler aufgenommen.
Fehlerseite 2: Diese Unterseite des Anmeldedialogs erscheint, wenn der Zeitraum zwischen dem Erhalt der DOI-Mail und dem Klick auf dem Bestätigungslink zu groß war oder die Bestätigung bereits erfolgt ist.
Dankeseite 2 mit Datenanreicherung: Diese Unterseite des Anmeldedialogs bestätigt eine erfolgreiche Anmeldung und die Aufnahme in den Verteiler. Üblicherweise enthält diese Seite auch Dankesworte für die Anmeldung. Außerdem werden frisch in den Verteiler aufgenommene Abonnent*innen an dieser Stelle zur Anreicherung ihrer Profile gebeten, persönliche Daten (Anrede, Name und Vorname, Geburtsdatum etc.) sowie Interessengebiete anzugeben. Dies sollte immer im Kontext eines Nutzenversprechens – etwa „persönliche Ansprache, wirklich interessanter Content etc. – geschehen, um die Wahrscheinlichkeit der Preisgabe dieser Informationen zu erhöhen.
Dankeseite 3: Unterseite des Anmeldedialogs, die nach einer erfolgreichen Verarbeitung der im Kontext der Datenanreicherung eingegebenen Daten angezeigt wird und die einen Dank für dieses Vertrauen enthält.
Fehlerseite 3: Unterseite des Anmeldedialogs, die angezeigt wird, wenn die im Kontext der Datenanreicherung eingegebenen Daten nicht verarbeitet werden konnten.
Welcome Strecke: Eine optionale Begrüßungsstrecke schließt sich unmittelbar an die erfolgreiche Anmeldung zu einem Newsletter an. Hierbei kann es sich um eine einzelne Begrüßungsmail handeln, oder auch eine mehrstufige Mailstrecke. Ziel ist es, die Neuabonnent*innen zu begrüßen, sich diesen vorzustellen und deren Vertrauen zu gewinnen.
Preference Center: Die optionale Profilverwaltung ermöglicht es Abonnent*innen, die in ihren individuellen Profilen gespeicherten persönlichen Daten sowie auch die Versandfrequenz anzupassen. Damit spielt das Preference Center eine wichtige Rolle, um Abmeldewillige durch die Anpassung ihrer Interessenfelder beziehungsweise die Optimierung der Versandfrequenz doch noch im Verteiler zu halten.
Die folgende Übersicht gibt einen direkten Überblick über die Vor- und Nachteile der oben vorgestellten Verfahren zur Erteilung einer Permission:
Single Opt-In
Confirmed Opt-In
Double Opt-In
Vorteile
- einfach und schnell
- einfach und schnell
- Information über Opt-In an Inhaber*innen der angemeldeten E-Mail-Adressen
- Schutz der Inhaber*innen der E-Mail-Adressen vor unerwünschter Werbung
- Unternehmen erhalten gültige E-Mail-Adressen mit rechtssicherer Einverständniserklärung
- Im Streitfall einfacher Nachweis des erteilten Einverständnisses anhand des Bestätigungsprotokolls (Klick in der Double Opt-In-Mail)
Nachteile
- Anmeldung durch unbefugte Dritte oder Bots möglich
- Anmeldung mit fehlerhaften oder ungültigen E-Mail-Adressen möglich, da keine Bestätigung notwendig
- im Streitfall kein Nachweis des erteilten Permission möglich
- Anmeldung durch unbefugte Dritte oder Bots möglich
- Anmeldung mit fehlerhaften oder ungültigen E-Mail-Adressen möglich, da keine Bestätigung notwendig
- im Streitfall kein Nachweis des erteilten Permission möglich
- aufwändiger in der Umsetzung
- Anmeldeprozess für Abonnent*innen zeitintensiver
- keine Aufnahme in Verteiler, wenn E-Mail-Adresse nicht bestätigt wird (etwa, wenn DOI-Mail vergessen oder übersehen wird)
Auch in Zeiten von DSGVO, Telemediengesetz (TMG) und Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist die Erteilung einer Permission mittels Single Opt-In möglich. Im Falle eines Streites über die Rechtsgültigkeit einer Permission ist jedoch ohne Bestätigung des Opt-In kein Nachweis der Einverständniserklärung möglich. Dies gilt ebenso für das Confirmed Opt-In-Verfahren. Zudem ist das Double Opt-In-Verfahren zwingend vorgeschrieben, wenn E-Mails über von der Certified Senders Alliance (CSA) zertifizierte Server versendet werden sollen.
Das Double Opt-In-Verfahren mit dem Nachweis aller Opt-Ins hat damit deutliche Vorteile, die bei Rechtsstreitigkeiten unnötigen Ärger und Kosten ersparen können. Auch weil Unternehmen bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten glaubhaft darlegen können, dass sie zum bestmöglichen Schutze ihrer Empfänger*innendaten bewusst für das Double Opt-In-Verfahren entschieden haben.
Zudem stellt das Double Opt-In-Verfahren sicher, dass nur gültige E-Mail-Adressen in Verteiler aufgenommen werden. Darüber hinaus haben Ihre Empfänger*innen die Möglichkeit, ihre Profile bereits im Rahmen des Anmeldeprozesses durch weitere persönliche Daten anreichern zu können. Dies ermöglicht eine individuelle, stets relevante Ansprache Ihrer Empfänger*innen – und trägt damit wesentlich zum Aufbau einer nachhaltigen Beziehung bei.
Fazit: Auch wenn die DSGVO ein Single Opt-In oder Confirmed Opt-In nicht explizit ausschließt, empfehlen wir die Nutzung des Double Opt-In-Verfahrens für die Newsletter-Anmeldung.
Bei der Umsetzung inklusive der Anbindung an Systeme und Datenbanken unterstützen wir Sie gerne mit Know-how und Leidenschaft.
Wir freuen uns auf Sie und Ihre spannenden Projekte.
