Frühjahrsputz: Jetzt Verteiler pflegen

Es sind nicht die großen Verteiler, die gut performen. Es sind die perfekt gepflegten. Denn aktive Empfänger und saubere Verteilerlisten sorgen für überzeugende KPIs, geringere Kosten und verbessern die Zustellbarkeit. Und genau darum lohnt es sich für Sie, ab und an Ihren E-Mail-Verteiler auszumisten:

Signifikant bessere Erfolgszahlen

Hohe Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten, niedrige Bounce- und Abmeldezahlen und ein hoher ROI: Das sind empirische Belege für den Erfolg Ihres E-Mail-Marketings. Oftmals bleiben diese KPIs jedoch hinter den Erwartungen zurück. Ein Grund dafür ist eine hohe Zahl inaktiver Empfänger, die die eigenen E-Mail-Verteiler zumüllt und dadurch die Erfolgszahlen verfälscht.

Eine regelmäßige Bereinigung Ihres E-Mail-Verteilers sorgt jedoch schnell für Abhilfe. Denn nach der Schlankheitskur verbessern sich Ihre KPIs sofort, da sich das Verhältnis von Empfängern zu den erzielten Öffnungen, Klicks und Bestellungen deutlich positiver darstellt. 

Sinkende Versandkosten

Die Kosten für den Versand Ihrer E-Mailings hängt je nach Anbieter von der Größe Ihres Verteilers beziehungsweise der verschickten Datenmenge ab. Je größer also Ihr Versandvolumen ist, desto höher sind die anfallenden Versandkosten. Und in diesen sind auch die Versände an inaktive Empfänger enthalten. Mit der Bereinigung Ihres Verteilers senken Sie bei einer gleichzeitig höheren Versandgeschwindigkeit also einfach und schnell die Kosten Ihrer Newsletterversände. Und das gesparte Geld können Sie anschließend in wirkungsvolle Maßnahmen zur Gewinnung neuer aktiver Abonnenten investieren.

Bessere Zustellbarkeit

Neben verwässerten KPIs und unnötigen Kosten gehört eine schlechtere Zustellbarkeit Ihrer E-Mailings zu den unangenehmen Effekten ungepflegter Verteiler. Die Ursache dafür ist auch hier die hohe Zahl inaktiver Empfänger.

Interagieren viele davon zwar nicht mehr mit Ihren E-Mails, melden diese ihrem E-Mail-Provider jedoch als SPAM, desto ungünstiger sind die Auswirkungen auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Denn die Filterlösungen der E-Mail-Dienstleister sieben Absender mit hoher SPAM-Quote einfach aus.

Außerdem führt eine hohe Anzahl an Bounces, also an Rückmeldungen, dass eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, ebenfalls zu einer schlechteren Zustellbarkeit. Denn auch viele erfolglose Zustellversuche an eine nicht zustellbare E-Mail-Adresse werden als Spam gewertet und beeinflussen Ihre Reputation als Versender negativ. Ein wirksames Mittel dagegen ist ein effektives Responsemanagement, wie es beispielsweise von uns angeboten wird.

So entfernen Sie die richtigen Empfänger

Dass die regelmäßige Pflege Ihres E-Mail-Verteilers viele Vorteile mit sich bringt, liegt auf der Hand. Doch welche Empfänger sollten Sie jetzt dauerhaft aus Ihrem E-Mail-Verteiler entfernen?

1. Inaktive Empfänger

Werfen Sie einen Blick auf die inaktiven Empfänger in Ihrem Verteiler, also der Empfänger, die Ihre E-Mails nicht mehr öffnen. Betrachten Sie dabei die Dauer der Inaktivität und überlegen Sie sich, wo die Gründe dafür liegen könnten.

Die Dauer der Inaktivität (bezogen auf den Zeitpunkt der Anmeldung zu Ihrem Newsletter) ermöglicht es Ihnen, inaktive Empfänger zu selektieren. Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Empfängern, die länger als ein Jahr inaktiv sind, zwischen 12 und 6 Monaten oder 6 Monate und weniger. Auf dieser Basis können Sie anschließend entscheiden, die am längsten inaktiven Empfänger (> 12 Monate) direkt aus Ihrem Verteiler zu löschen.

Gleichzeitig können Sie gezielt Reaktivierungskampagnen starten, um die Gruppe der noch nicht so lange Inaktiven (< 12 Monate) zurückzugewinnen. Betrachten Sie dazu auch die möglichen Ursachen der Inaktivität, etwa eine veränderte Motivation der Empfänger, ein nachlassendes Interesse an Ihren Angeboten oder die fehlende Relevanz Ihrer Inhalte. Diese liefern Ihnen wertvolle Ansätze für gezielte und effektive Winback-Aktionen. Empfänger, die nicht auf die Reaktivierung angesprochen haben, können danach ebenfalls aus dem Verteiler gelöscht werden.

Insbesondere im B2B-Umfeld, in dem Empfänger Mails häufig lesen, ohne Bilder herunterzuladen und damit als Nicht-Öffner gewertet werden, empfiehlt sich eine weitere Methode im Umgang mit inaktiven Empfängern: Senden Sie diesen zunächst eine persönliche Textmail und fragen Sie in dieser nach dem Grund für die Passivität. Reagiert der Angeschriebene, haben Sie ihn erfolgreich reaktiviert. Bleibt er passiv, dann erhöhen Sie die Versandfrequenz an seine E-Mail-Adresse einfach. Entweder gewinnen Sie ihn damit zurück. Oder er meldet sich selbst aus Ihrem Verteiler ab.

2. Bounces

Bounces werden unterschieden in Soft- und Hard-Bounces. Während der Grund für die Unzustellbarkeit Ihrer E-Mails bei Soft-Bounces temporär ist (volles Postfach, große Anhänge), können Hard-Bounces dauerhaft nicht zugestellt werden. Das ist insbesondere bei nicht mehr existierenden E-Mail-Adressen oder – im Fall von Anmeldeprozessen mit einem einfachen Single-Opt-in – Vertippern bei der E-Mail-Eingabe im Kontext der Anmeldung (was sich übrigens durch die Validierung der Adresse bei ihm Rahmen des Opt-ins vermeiden lässt) der Fall. 

Aufgrund der zeitlich begrenzten Zustellungsprobleme können Sie die Soft-Bounces in Ihrem Verteiler belassen. Hard-Bounces sollten Sie im Kontext Ihres Bounce Managements jedoch regelmäßig entfernen, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu optimieren.

Professionelle Versandlösungen bieten Ihnen in der Regel automatische Routinen für das Bounce Management an – und damit auch zur automatischen Löschung von Hard-Bounces nach einer von Ihnen festgelegten Anzahl an Zustellversuchen. Manche Versandlösungen erfordern jedoch eine manuelle Löschung unzustellbarer Adressen.

Und noch ein Tipp zum Umgang mit Bounces zum Schluss: Informieren Sie im B2B-Bereich vor der Löschung einer dauerhaft unzustellbaren E-Mail-Adresse aus Ihrem Verteiler auch Ihr Vertriebsteam. Sie liefern Ihrem Sales-Team damit wertvolle Informationen über Veränderungen auf der Kundenseite oder geben diesem die Chance zu intervenieren, sollte die Löschung des Kontaktes ungerechtfertigt sein.

Der Datenschutzbeauftragte ist beim Verteilerputz ebenfalls gefragt

Übrigens: Die Verteilerpflege ist auch ein Datenschutzthema. Denn um inaktive Empfänger und Bounces zu identifizieren, müssen Sie das Verhalten Ihrer Empfänger personenbezogen erfassen und auswerten. Und hier kommt natürlich die DSGVO ins Spiel. Klären Sie Ihr geplantes Vorgehen daher unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Verteilerhygiene ist gut. Vorbeugung ist besser!

Die regelmäßige Pflege Ihres E-Mail-Verteilers ist Pflicht. Denn mit der Zeit sammeln sich naturgemäß automatisch inaktive Empfänger und nicht zustellbare Adressen an. Doch gerade der Zahl der inaktiven Empfänger lässt sich effektiv vorbeugen. Geeignete Mittel dazu sind gezielte Maßnahmen zur Churn Prevention oder clevere Winback-Kampagnen. Und die sind zudem in der Regel günstiger als die aufwendige Gewinnung neuer Abonnenten. Professionelle Unterstützung dabei leisten wir gerne. Sprechen Sie uns einfach unverbindlich an.

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